Индекс регистрации исходящего письма в номенклатуре

Основные реквизиты документов: как правильно оформлять по ГОСТу Любая компания имеет несколько подразделений, каждый из которых ответственен за конкретную работу в организации. К таким подразделениям относятся бухгалтерия, юридический отдел и так далее. Чтобы не запутаться в разнообразии подразделений, давайте узнаем, что такое индексы структурных подразделений и чем они полезны в работе секретаря. Из данной статьи вы узнаете: что такое индекс структурного подразделения; для чего нужен индекс структурного подразделения; делопроизводство в подразделениях. Даже в самой маленькой организации существует распределение обязанностей по подразделениям.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - задайте свой вопрос онлайн-консультанту. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Обработка исходящей корреспонденции

В практической деятельности для регистрации входящей и исходящей документации используются две регистрационные формы: регистрационная карточка и журналы регистрации документов. Регистрация в регистрационных карточках, как правило, осуществляется в государственных учреждениях с объемом документооборота свыше документов в год. Регистрационные карточки изготавливаются типографским способом на бумаге установленных форматов при ручной регистрации или же заполняются компьютерным способом.

Регистрационная карточка должна содержать следующую информацию о регистрируемом документе: дату регистрации, сведения о корреспонденте, дату поступления и индекс документа для входящих документов , краткое содержание документа, сведения о резолюции или кому направлен документ, отметку об исполнении документа и т.

В организациях с объемом документооборота до документов в год допускается регистрация документов в журналах. При этом входящие документы, исходящие и внутренние документы регистрируют в отдельных журналах регистрации.

Содержание реквизитов в журналах регистрации, входящих и исходящих и внутренних документов аналогично содержанию реквизитов в регистрационно-контрольных карточках. При небольших объемах документации эти журналы могут вести на протяжении нескольких лет. При регистрации все документы делятся на несколько групп, каждая из которых должна регистрироваться отдельно: 1 входящие документы; 2 исходящие документы, 3 внутренние документы и др. Входящие и исходящие документы имеют регистрационные номера.

Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который может дополняться буквенным или цифровым номером структурного подразделения, номером дела по номенклатуре дел, кодом документа, корреспондента, исполнителя и др.

Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой или дефисом. Регистрационный номер для поступающих документов проставляется в следующей последовательности: порядковый номер регистрации, номер дела по номенклатуре дел индекс документа. Индексация документов — это проставление их порядковых регистрационных номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения составления и хранения.

Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре дел и регистрационного номера документа. Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документов. Регистрационный номер отправленных писем проставляется в обратной последовательности.

Порядковая нумерация производится в пределах делопроизводственного года, который соответствует календарному — с 1 января по 31 декабря. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов документа.

Почему при регистрации документов используются разные индексы?

Как отозвать заявление на увольнение по собственному желанию? Вопрос Почему при регистрации некоторых документов, например распорядительных, используются буквенные индексы, а при регистрации других документов, например писем, регистрационный номер имеет сложную структуру, то есть состоит из нескольких частей? Ответ Дело в том, что документооборот в организации осуществляется в виде документопотоков, циркулирующих между пунктами обработки и переработки информации. Документы одного вида или совокупность документов разных видов , движущиеся по единому маршруту, составляют отдельный документопоток. Регистрация документов ведется в пределах каждого документопотока отдельно, то есть каждому документу в пределах одного документопотока присваивается порядковый регистрационный номер номер поступления — при регистрации входящих документов, номер создания — при регистрации внутренних документов, номер отправки — при регистрации исходящих документов. Как правило, регистрация документов ограничивается пределами календарного года, хотя есть и исключения. Эксперт делится важной информацией о видах документов в делопроизводстве в материале по ссылке. Для реализации исключительно учетной функции достаточно присваивать документам порядковые номера по каждому документопотоку в пределах календарного года или, иначе говоря, регистрируемого массива.

Формируем и храним дела с перепиской организации

Пироговой Пирогова Напомним, что это лишь примерная форма - можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу "Отметка об исполнении" для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе. После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям. При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами. Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами.

Индексы структурных подразделений

Владислав Гжегорчик Регистрационный индекс — это условное обозначение, которое присваивается входящим, исходящим и внутренним документам при их регистрации в соответствии с принятой системой индексации. Он состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора корреспондентов, вопросов деятельности и т. Индексации подлежат все регистрируемые документы. Регистрационные индексы проставляются на документах из регистрационных форм журналы регистрации, регистрационные карточки. На приложениях к поступившим или отправляемым документам они не ставятся. И включает в себя несколько элементов. Систематизация таких категорий документов, как приказы, распоряжения, протоколы, решения коллегиальных органов, переписка с гражданами, и дальнейшее формирование их в дела имеют свои особенности, что отражается на индексации документов. Регистрационными индексами приказов, распоряжений, протоколов является только их порядковый номер. При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива используется дополнительный буквенный индекс. Приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности, поэтому необходимо дополнять их регистрационный индекс буквенным обозначением, например: 10К или 15Л.

Регистрация документов

Принимая документы для отправки, обязательно нужно проверить: правильность оформления документов наличие подписи, даты, регистрационного индекса, отметку о категории отправления ; наличие приложений, указанных в отправляемом документе, и соответствие количества экземпляров количеству адресатов; правильность адресования, наличие номера записи, если документ отправлялся по факсу. Документы, направляемые в один адрес, могут быть вложены в один конверт. На заказную корреспонденцию в делопроизводственной службе составляется опись рассылки, в конце которой проставляется фамилия сотрудника, ее подготовившего, и дата отправки.

Регистрация документов Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов. ГОСТ определяет Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней. Иными словами, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов. Следовательно, регистрация преследует три цели: учет документов; справочная работа по документам. Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения.

Оформление исходящих документов

Исходящие документы, подготовленные в организации и предназначенные для отправки, после надлежащего оформления и подписания руководителем регистрируются централизованно в службе документационного обеспечения управления ДОУ в регистрационно-контрольных карточках РКК или журнале регистрации исходящих документов. Индекс на исходящем документе проставляется в два этапа. После подписания руководителем или иным уполномоченным лицом документ передается в службу ДОУ на регистрацию. Порядковые регистрационные номера проставляются на документах валовым порядком в пределах делопроизводственного года независимо от того, каким структурным подразделением подготовлен документ и в какое дело он будет подшит. Форма карточки для регистрации исходящих документов идентична форме РКК для входящих документов. Регистрация исходящих документов может иметь особенности в зависимости от того, является документ ответным или инициативным. Исходящие документы-ответы рекомендуется регистрировать на тех же карточках, что и входящие документы-запросы. В этом случае регистрационным индексом исходящего документа будет индекс дела по номенклатуре, в которое будет подшита копия исходящего документа, и порядковый регистрационный номер поступления документа, на который подготовлен ответ берется из регистрационного штампа. Рассмотрим пример оформления исходящего документа-ответа на письмо, а также пример заполнения РКК на него. Пример оформления исходящего документа-ответа.

Регистрационный индекс инициативного исходящего документа включает индекс дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться При регистрации обращений граждан порядковый регистрационный индекс верхнем углу бланка для письма ниже даты и регистрационного индекса документа и.

Номенклатура дел

Примерный вид формы регистрационно-контрольной карточки На верхнем поле регистрационно-контрольной карточки кружком обводят дату исполнения документа, взятую из резолюции. На нижнем поле есть графа для проставления фактического исполнения документа. Карточки помещают в контрольную картотеку. Контрольную картотеку целесообразно разделить на 33 ячейки рубрики : я ячейка соответствует максимальному числу дней в месяц — в каждой ячейке хранятся карточки, срок исполнения заканчивается в этот день; в й ячейке размещают карточки на документы, сроки, исполнения которых наступят в следующем месяце; в й ячейке располагают карточки на неисполненные в срок документы. Наиболее рациональным ведением контрольных операций регистрации документов является использования персонального компьютера, который в заданном режиме устанавливает промежуточные сроки исполнения и выводит на экран номера документов в назначенный день для проведения над ними контрольных операций. Контроль исполнения документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

10 любимых ошибок в управлении документами

Письмам, подписанным руководством таможенного органа, индекс дела присваивается и проставляется должностными лицами ОДО. Письма за подписью руководителей структурных подразделений поступают на регистрацию в ОДО от ответственных за делопроизводство структурных подразделений с проставленным индексом дела структурного подразделения, в которое будет подшита копия письма, завизированная всеми заинтересованными лицами далее - визовая копия. Визовая копия письма должна полностью соответствовать оригиналу письма и не иметь никаких исправлений. После проставления исходящего регистрационного номера на оригинале и визовой копии письма визовые копии заверяются штампом "Верно. Инспектор ОДО" с обязательным указанием личной подписи, ее расшифровки и даты, предусмотренных п. При регистрации основные реквизиты исходящих писем вносятся в электронные карточки базы данных "Переписка" приложение 32 и на каждое письмо распечатывается РКК приложение 27 если визовая копия письма подлежит возврату в структурное подразделение, то ответственный за делопроизводство данного подразделения расписывается в РКК за получение копии письма. Если входящий документ исполнен без составления письменного ответа вопрос решен по телефону, путем личной встречи и т. Представленный структурным подразделением экземпляр РКК помещается в соответствующую картотеку входящих документов, а первоначальный экземпляр РКК из картотеки изымается и уничтожается. Оригиналы исходящих писем могут выдаваться на руки исполнителям под расписку с разрешения начальника ОДО только в исключительных случаях с целью срочной отправки адресату.

В практической деятельности для регистрации входящей и исходящей документации используются две регистрационные формы: регистрационная карточка и журналы регистрации документов. Регистрация в регистрационных карточках, как правило, осуществляется в государственных учреждениях с объемом документооборота свыше документов в год. Регистрационные карточки изготавливаются типографским способом на бумаге установленных форматов при ручной регистрации или же заполняются компьютерным способом.

Работа с исходящей корреспонденцией Делопроизводство от А до Я. Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании. Организация документооборота в создаваемой компании Исходящие документы, инициативные либо ответные на поступившие запросы, готовятся специалистами в структурных подразделениях. Далее они проходят все необходимые этапы согласований, визирования и утверждения или подписания.

Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. stunmasverfsmid

    Вы определенно правы